title: “Supplier Management” description: “Database supplier lengkap dengan katalog produk, rating performa, perbandingan harga, dan riwayat pembelian.”

Supplier Management

Supplier Management adalah pusat database untuk seluruh pemasok yang bekerja sama dengan Quinn of Spicy. Halaman ini menyimpan informasi kontak lengkap, katalog produk yang disediakan beserta harga penawaran, riwayat pembelian, rating performa, dan dokumen kontrak. Dengan data yang terpusat, kamu bisa membandingkan harga dari beberapa supplier, mengevaluasi performa, dan mengambil keputusan pembelian yang lebih cerdas.

Arsitektur Supplier Management

Data Supplier — Field Lengkap

Informasi Dasar

Field	Tipe	Wajib	Deskripsi
Nama Perusahaan	Text	Ya	Nama resmi supplier
Nama Kontak	Text	Ya	Person in charge
Jabatan	Text	Tidak	Jabatan kontak
Telepon	Phone	Ya	Nomor telepon / WhatsApp
Email	Email	Ya	Alamat email
Alamat	Text	Ya	Alamat lengkap
Kota	Text	Ya	Kota lokasi
NPWP	Text	Tidak	Nomor Pokok Wajib Pajak
Kategori	Multi-select	Ya	Bahan Baku, Kemasan, Peralatan, Jasa, dll
Status	Enum	Ya	Aktif, Nonaktif, Blacklisted

Informasi Tambahan

Field	Deskripsi
Website	URL website supplier
Social Media	Akun media sosial
Payment Terms	Default termin pembayaran (Cash, Net 7, Net 14, Net 30)
Minimum Order	Minimum order value atau quantity
Lead Time	Rata-rata waktu pengiriman (hari)
Delivery Area	Area yang dilayani
Bank Account	Informasi rekening (untuk pembayaran)
PIC Internal	Staff internal yang menangani supplier ini

Katalog Produk per Supplier

Setiap supplier bisa memiliki katalog produk riêng dengan harga penawaran:

Field	Deskripsi
Produk	Referensi ke produk di katalog perusahaan
Harga Penawaran	Harga per unit yang ditawarkan supplier ini
Satuan	Unit (kg, liter, pcs, box, dll)
Minimum Order	Minimum order untuk produk ini
Lead Time	Waktu pengiriman spesifik produk ini
Last Updated	Tanggal terakhir harga diupdate
Status	Tersedia / Tidak Tersedia

Contoh Katalog

Produk	Harga Supplier A	Harga Supplier B	Harga Supplier C	Terbaik
Cabai Merah (kg)	Rp 45.000	Rp 42.000	Rp 47.000	Supplier B
Bawang Putih (kg)	Rp 28.000	Rp 30.000	Rp 25.000	Supplier C
Minyak Goreng (liter)	Rp 16.000	Rp 15.500	Rp 16.500	Supplier B
Kemasan Pouch (pcs)	Rp 500	Rp 450	Rp 520	Supplier B

Rating & Evaluasi Performa

Komponen Rating

Komponen	Bobot	Kriteria	Skor
Kualitas Barang	35%	Kesesuaian spesifikasi, tingkat cacat, konsistensi	1-5
Ketepatan Waktu	30%	% PO yang tiba sesuai jadwal, rata-rata keterlambatan	1-5
Pelayanan	20%	Responsivitas, penanganan komplain, fleksibilitas	1-5
Harga Kompetitif	15%	Perbandingan harga dengan supplier lain	1-5

Skor Akhir

Range	Predikat	Tindakan
4.5 - 5.0	Excellent	Pertahankan, tingkatkan volume order
3.5 - 4.4	Good	Pertahankan, evaluasi minor
2.5 - 3.4	Fair	Peringatkan, beri waktu perbaikan 3 bulan
1.5 - 2.4	Poor	Kurangi order, cari alternatif
< 1.5	Critical	Blacklist, ganti supplier

Riwayat Pembelian

Setiap transaksi PO tercatat di riwayat supplier:

Kolom	Deskripsi
PO Number	Nomor purchase order
Tanggal	Tanggal PO dibuat
Total Nilai	Nilai total PO
Items	Jumlah item yang dipesan
Status	Status PO (Full Received, Partial, dll)
On-Time	Apakah barang tiba tepat waktu
Quality Issue	Ada/tidak masalah kualitas

Metrik Riwayat

Metrik	Deskripsi	Periode
Total Order	Jumlah PO yang dibuat	All-time
Total Nilai	Akumulasi nilai pembelian	All-time
Avg Order Value	Rata-rata nilai per PO	12 bulan
Order Frequency	Rata-rata frekuensi order	Per bulan
On-Time Rate	% PO yang tiba tepat waktu	12 bulan
Quality Rate	% PO tanpa masalah kualitas	12 bulan

Perbandingan Harga

Fitur untuk membandingkan harga produk yang sama dari beberapa supplier:

Faktor	Prioritas	Catatan
Harga	Tinggi	Selisih >5% biasanya signifikan
Kualitas	Tinggi	Jangan korbankan kualitas demi harga
Lead Time	Sedang	Penting untuk bahan baku kritis
Rating	Sedang	Performa historis supplier
Minimum Order	Rendah	Relevan jika kebutuhan kecil

Dokumen Supplier

Jenis Dokumen	Fungsi	Format
Kontrak Kerjasama	Perjanjian harga, volume, termin	PDF
Sertifikat Halal	Jaminan kehalalan bahan	PDF/Image
Sertifikat BPOM	Izin edar produk	PDF/Image
Surat Penunjukan	Dealer/distributor resmi	PDF/Image
Katalog Produk	Daftar produk terbaru	PDF/Excel
Daftar Harga	Price list terbaru	PDF/Excel

Filter & Pencarian

Filter	Opsi	Fungsi
Nama	Text search	Cari berdasarkan nama perusahaan atau kontak
Kategori	Bahan Baku, Kemasan, Peralatan, Jasa	Filter per jenis supplier
Status	Aktif, Nonaktif, Blacklisted	Filter berdasarkan status
Kota	Nama kota	Filter per lokasi
Rating	1-5 bintang	Filter berdasarkan performa

Integrasi

Tips

Evaluasi supplier secara berkala (minimal per kuartal) untuk memastikan kualitas dan harga masih kompetitif.
Jaga hubungan baik dengan supplier utama — komunikasikan perubahan kebutuhan atau jadwal pengiriman jauh-jauh hari.
Selalu punya minimal 2 supplier untuk bahan baku kritis supaya tidak bergantung pada satu sumber.
Gunakan fitur perbandingan harga setiap kali akan membuat PO untuk memastikan mendapat harga terbaik.

Entity Relationship Diagram

Tabel Schema Lengkap

Supplier — Semua Field

Field	Tipe	Wajib	Default	Deskripsi
`company_id`	string	Ya	—	ID perusahaan (multi-tenant)
`supplier_code`	string	Tidak	—	Kode supplier unik (auto-generate)
`company_name`	string	Ya	—	Nama resmi perusahaan supplier
`contact_person`	string	Tidak	—	Nama kontak person (PIC)
`email`	string (email)	Tidak	—	Alamat email supplier
`phone`	string	Tidak	—	Nomor telepon / WhatsApp
`address`	string	Tidak	—	Alamat lengkap
`city`	string	Tidak	—	Kota lokasi
`country`	string	Tidak	—	Negara
`tax_id`	string	Tidak	—	NPWP atau Tax ID perusahaan
`bank_account`	string	Tidak	—	Nomor rekening bank
`bank_name`	string	Tidak	—	Nama bank
`payment_terms`	string	Tidak	—	Termin pembayaran (NET 30, COD, dll)
`currency`	string	Tidak	`IDR`	Mata uang transaksi
`rating`	number	Tidak	—	Rating performa supplier (1–5)
`is_active`	boolean	Tidak	`true`	Status aktif supplier
`supplier_type`	enum	Tidak	`general`	Klasifikasi: general, farmer, distributor, importer
`is_locked`	boolean	Tidak	`false`	Data terkunci karena ada PO aktif — field nama, NPWP, rekening tidak bisa diedit
`last_validated_at`	datetime	Tidak	—	Timestamp terakhir validasi data supplier
`validation_score`	number	Tidak	`0`	Skor kelengkapan data supplier (0–100)
`supplied_materials`	array[string]	Tidak	—	Daftar bahan baku / komoditas yang dipasok
`notes`	string	Tidak	—	Catatan tambahan

PurchaseOrder — Ringkasan Field

Field	Tipe	Wajib	Default	Deskripsi
`company_id`	string	Ya	—	ID perusahaan
`po_number`	string	Tidak	—	Nomor PO unik (auto-generate)
`supplier_id`	string	Ya	—	Referensi ke Supplier
`supplier_name`	string	Tidak	—	Nama supplier (denormalized)
`po_date`	date	Ya	—	Tanggal pembuatan PO
`expected_delivery_date`	date	Tidak	—	Target tanggal pengiriman
`items`	array[object]	Ya	—	Daftar item: product_id, product_name, quantity, unit, unit_price, total_price, received_quantity
`subtotal`	number	Tidak	`0`	Subtotal sebelum pajak
`tax_amount`	number	Tidak	`0`	Jumlah pajak
`shipping_cost`	number	Tidak	`0`	Biaya pengiriman
`total_amount`	number	Tidak	—	Total keseluruhan (subtotal + tax + shipping)
`status`	enum	Tidak	`draft`	Status PO: draft, sent, confirmed, received, invoiced, cancelled
`received_status`	enum	Tidak	`pending`	Status penerimaan: pending, partially_received, fully_received
`notes`	string	Tidak	—	Catatan PO

QualityCheck — Ringkasan Field

Field	Tipe	Wajib	Default	Deskripsi
`company_id`	string	Ya	—	ID perusahaan
`qc_number`	string	Ya	—	Nomor QC unik (format: QC-YYYYMMDD-XXX)
`purchase_order_id`	string	Tidak	—	Referensi ke Purchase Order
`supplier_id`	string	Ya	—	Referensi ke Supplier
`raw_material_id`	string	Ya	—	ID bahan baku yang diperiksa
`batch_id`	string	Tidak	—	Batch ID bahan baku
`quantity_received`	number	Tidak	—	Jumlah yang diterima dari supplier
`qc_date`	date	Ya	—	Tanggal pengecekan QC
`qc_time`	string	Tidak	—	Waktu pengecekan
`inspector_id`	string	Tidak	—	ID user QC inspector
`checklist`	array[object]	Tidak	—	Checklist: item, standard, result (pass/fail/warning/na), notes
`overall_status`	enum	Tidak	`pending`	Status keseluruhan: pending, approved, rejected, conditional
`rejection_reason`	string	Tidak	—	Alasan penolakan (jika rejected)
`photos`	array[string]	Tidak	—	URL foto dokumentasi QC
`temperature`	number	Tidak	—	Suhu bahan saat diterima (°C)
`humidity`	number	Tidak	—	Kelembaban (%)
`expiry_date_check`	enum	Tidak	—	Cek expired: valid, expired, near_expiry, no_date
`approved_quantity`	number	Tidak	`0`	Jumlah yang disetujui masuk inventory
`rejected_quantity`	number	Tidak	`0`	Jumlah yang ditolak
`inventory_updated`	boolean	Tidak	`false`	Apakah stok sudah masuk inventory
`claimed_quantity`	number	Tidak	—	Kuantitas menurut surat jalan supplier
`weighed_quantity`	number	Tidak	—	Kuantitas hasil timbang ulang di gudang
`delivery_variance`	number	Tidak	`0`	Selisih: claimed − weighed
`unit_cost`	number	Tidak	`0`	Estimasi HPP bahan baku per unit

State Machine — Siklus Hidup Supplier

Aturan Transisi Status

Dari	Ke	Pemicu	Persyaratan
`[*]`	Aktif	Registrasi supplier baru	`company_name` wajib diisi
Aktif	Terkunci	PO pertama dibuat untuk supplier ini	Sistem men-set `is_locked = true` otomatis
Terkunci	Aktif	Semua PO terkait berstatus `received` / `cancelled`	Sistem men-set `is_locked = false` otomatis
Aktif	Nonaktif	Admin menonaktifkan manual	Tidak ada PO berstatus `draft`/`sent`/`confirmed`
Nonaktif	Aktif	Admin mengaktifkan kembali	Evaluasi ulang kelengkapan data
Aktif	Blacklisted	Pelanggaran berat terdokumentasi	Approval manajer procurement
Blacklisted	Aktif	Audit ulang lulus	Approval direktur + evidence perbaikan

Sequence Diagram — Evaluasi Supplier

Sequence Diagram — Pembuatan PO dari Supplier

Tabel Enum

`supplier_type` — Klasifikasi Supplier

Nilai	Label	Deskripsi	Aturan Penerimaan
`general`	Supplier Umum	Penyedia barang umum / trading	QC standar, checklist lengkap
`farmer`	Petani / K petani	Langsung dari petani atau kelompok tani	QC fokus pada kesegaran, kadar air, sortasi
`distributor`	Distributor Resmi	Dealer / distributor resmi brand	Verifikasi sertifikat distribusi, QC sampling
`importer`	Importir	Barang impor dari luar negeri	Wajib cek dokumen Bea Cukai, sertifikat halal/BPOM, QC ketat

`status` (PurchaseOrder) — Status PO

Nilai	Label	Deskripsi
`draft`	Draft	PO belum dikirim, masih dalam penyusunan
`sent`	Terkirim	PO sudah dikirim ke supplier, menunggu konfirmasi
`confirmed`	Dikonfirmasi	Supplier mengonfirmasi dan sedang mempersiapkan barang
`received`	Diterima	Barang sudah diterima (seluruhnya atau sebagian)
`invoiced`	Difakturkan	Invoice dari supplier sudah diterima dan diverifikasi
`cancelled`	Dibatalkan	PO dibatalkan (oleh admin atau supplier)

`received_status` (PurchaseOrder) — Status Penerimaan

Nilai	Label	Deskripsi
`pending`	Belum Diterima	Barang belum ada yang diterima
`partially_received`	Diterima Sebagian	Sebagian item/qty sudah diterima
`fully_received`	Diterima Penuh	Semua item dan qty sudah diterima lengkap

`overall_status` (QualityCheck) — Status Hasil QC

Nilai	Label	Deskripsi	Tindakan
`pending`	Menunggu	QC belum dilakukan	Inspector melakukan inspeksi
`approved`	Disetujui	Semua item lolos QC	Stok masuk inventory
`rejected`	Ditolak	Item gagal QC	Retur ke supplier / musnahkan
`conditional`	Bersyarat	Sebagian lolos, sebagian tidak	Stok parsial masuk inventory

`expiry_date_check` (QualityCheck) — Status Cek Expired

Nilai	Label	Deskripsi
`valid`	Valid	Tanggal expired masih jauh (>30 hari)
`expired`	Kadaluarsa	Tanggal expired sudah lewat
`near_expiry`	Hampir Kadaluarsa	Tanggal expired dalam 30 hari
`no_date`	Tanpa Tanggal	Tidak ada tanggal expired pada kemasan

`movement_type` (StockMovement) — Tipe Pergerakan Stok

Nilai	Label	Deskripsi	Pengaruh Stok
`in`	Stok Masuk	Penerimaan barang (dari PO)	Menambah
`out`	Stok Keluar	Pengeluaran barang (untuk produksi/penjualan)	Mengurangi
`transfer`	Transfer	Perpindahan antar lokasi	Netral (kurang di asal, tambah di tujuan)
`adjustment`	Penyesuaian	Koreksi stok (opname, selisih)	Menambah/mengurangi
`return`	Retur	Pengembalian barang ke supplier	Mengurangi
`damaged`	Rusak	Barang rusak / tidak layak	Mengurangi
`hold`	Ditahan	Blokir lot untuk QC	Tidak mengubah on-hand (informatif)
`hold_release`	Dilepaskan	Lepas blokir lot setelah QC	Tidak mengubah on-hand (informatif)

Supplier Scorecard — Breakdown `validation_score`

Skor validation_score (0–100) mengukur kelengkapan dan validitas data supplier. Skor ini dihitung otomatis berdasarkan checklist kelengkapan dokumen dan data.

Komponen	Bobot	Kriteria	Poin
Data Perusahaan	20%	Nama perusahaan, alamat, kota, negara terisi lengkap	0–20
Kontak Person	10%	Nama kontak, email, dan telepon valid	0–10
NPWP / Tax ID	10%	NPWP terisi dan terverifikasi	0–10
Rekening Bank	10%	Nama bank dan nomor rekening terisi	0–10
Dokumen Legalitas	15%	Kontrak kerjasama, sertifikat halal, BPOM (jika relevan)	0–15
Katalog Produk	10%	Minimal 1 produk dengan harga terupdate	0–10
Termin Pembayaran	5%	Payment terms sudah disepakati	0–5
Riwayat Transaksi	10%	Minimal 1 PO selesai tanpa masalah	0–10
Evaluasi Performa	10%	Rating >= 3.5 dari evaluasi terakhir	0–10
TOTAL	100%	—	0–100

Interpretasi `validation_score`

Range	Status	Tindakan
80–100	Tervalidasi Lengkap	Supplier layak untuk PO bernilai tinggi
60–79	Cukup Lengkap	Boleh bertransaksi, lengkapi dokumen dalam 30 hari
40–59	Kurang Lengkap	Batasi nilai PO, percepat proses validasi
20–39	Belum Lengkap	Wajib melengkapi data sebelum PO baru
0–19	Kritis	Tangguhkan transaksi, evaluasi ulang kelayakan supplier

Formula Perhitungan

validation_score = (data_perusahaan × 0.20)
                 + (kontak × 0.10)
                 + (npwp × 0.10)
                 + (rekening × 0.10)
                 + (dokumen × 0.15)
                 + (katalog × 0.10)
                 + (payment_terms × 0.05)
                 + (riwayat × 0.10)
                 + (performa × 0.10)

Setiap komponen dinilai 0–100 kemudian dikalikan bobotnya. Timestamp perhitungan terakhir disimpan di field last_validated_at.

​title: “Supplier Management” description: “Database supplier lengkap dengan katalog produk, rating performa, perbandingan harga, dan riwayat pembelian.”

​Supplier Management

​Arsitektur Supplier Management

​Data Supplier — Field Lengkap

​Informasi Dasar

​Informasi Tambahan

​Katalog Produk per Supplier

​Contoh Katalog

​Rating & Evaluasi Performa

​Komponen Rating

​Skor Akhir

​Riwayat Pembelian

​Metrik Riwayat

​Perbandingan Harga

​Dokumen Supplier

​Filter & Pencarian

​Integrasi

​Tips

​Entity Relationship Diagram

​Tabel Schema Lengkap

​Supplier — Semua Field

​PurchaseOrder — Ringkasan Field

​QualityCheck — Ringkasan Field

​State Machine — Siklus Hidup Supplier

​Aturan Transisi Status

​Sequence Diagram — Evaluasi Supplier

​Sequence Diagram — Pembuatan PO dari Supplier

​Tabel Enum

​supplier_type — Klasifikasi Supplier

​status (PurchaseOrder) — Status PO

​received_status (PurchaseOrder) — Status Penerimaan

​overall_status (QualityCheck) — Status Hasil QC

​expiry_date_check (QualityCheck) — Status Cek Expired

​movement_type (StockMovement) — Tipe Pergerakan Stok

​Supplier Scorecard — Breakdown validation_score

​Interpretasi validation_score

​Formula Perhitungan