Documents — Manajemen Dokumen

Halaman Documents adalah pusat penyimpanan dan manajemen seluruh dokumen bisnis kamu. Dibangun di atas Documents.jsx (377 baris) dengan integrasi Cloudinary untuk upload file dan image compression untuk optimasi ukuran file sebelum upload. Sistem ini mendukung 6 kategori dokumen, pencarian full-text, filter berdasarkan kategori, organising dokumen ke dalam folder, versioning dokumen, sharing dokumen ke user tertentu, penguncian dokumen, tanggal kedaluwarsa, dan access control melalui ERPAccessGuard.

Fitur Utama

Upload & Compression — Upload file ke Cloudinary dengan kompresi otomatis untuk gambar
6 Kategori Dokumen — Klasifikasi dokumen ke dalam kategori yang terstruktur
Folder Organisation — Kelompokkan dokumen ke dalam folder virtual
Versioning — Lacak versi dokumen secara otomatis
Sharing & Collaboration — Bagikan dokumen ke user tertentu berdasarkan email
Document Locking — Kunci dokumen untuk mencegah perubahan tidak sah
Expiry Tracking — Tandai dokumen dengan tanggal kedaluwarsa
Tagging System — Tambahkan tag untuk klasifikasi tambahan
Search & Filter — Cari dokumen berdasarkan nama, deskripsi, kategori, dan tag
Access Control — Permission berbasis role melalui ERPAccessGuard

Arsitektur Komponen

Entity Relationship Diagram

Entity Schema — Document

Field	Tipe	Wajib	Deskripsi
`title`	string	Ya	Judul dokumen — nama yang ditampilkan dalam daftar dan pencarian
`file_url`	string	Ya	URL file dokumen yang tersimpan di Cloudinary
`company_id`	string	Tidak	ID perusahaan (null untuk dokumen personal)
`description`	string	Tidak	Deskripsi atau catatan tentang dokumen
`category`	enum	Tidak	Kategori dokumen — default: `other`
`file_type`	string	Tidak	Tipe file: pdf, docx, xlsx, dll
`file_size`	number	Tidak	Ukuran file dalam bytes
`tags`	array<string>	Tidak	Daftar tag untuk klasifikasi tambahan
`shared_with`	array<string>	Tidak	Array email user yang memiliki akses ke dokumen
`folder`	string	Tidak	Nama folder virtual untuk organisir dokumen
`version`	number	Tidak	Nomor versi dokumen — default: 1, auto-increment
`is_locked`	boolean	Tidak	Status penguncian dokumen — default: false
`expiry_date`	date	Tidak	Tanggal kedaluwarsa dokumen (format: YYYY-MM-DD)

Entity Schema — ApprovalRequest

Field	Tipe	Wajib	Deskripsi
`company_id`	string	Ya	ID perusahaan
`workflow_id`	string	Ya	ID ApprovalWorkflow yang digunakan
`document_type`	string	Ya	Tipe dokumen yang diminta persetujuan
`document_id`	string	Ya	ID dokumen yang diminta persetujuan
`requester_id`	string	Ya	User yang mengajukan persetujuan
`submission_date`	datetime	Tidak	Tanggal dan waktu pengajuan
`amount`	number	Tidak	Jumlah terkait (jika ada, misalnya nominal invoice)
`description`	string	Tidak	Deskripsi pengajuan persetujuan
`current_approval_level`	number	Tidak	Level persetujuan saat ini — default: 1
`approval_history`	array<object>	Tidak	Riwayat persetujuan per level
`overall_status`	enum	Tidak	Status keseluruhan — default: `pending`
`final_approval_date`	datetime	Tidak	Tanggal persetujuan final

Sub-field: approval_history[]

Field	Tipe	Deskripsi
`level`	number	Urutan level persetujuan
`approver_id`	string	ID user approver di level ini
`approval_date`	datetime	Tanggal keputusan diberikan
`status`	enum	`approved`, `rejected`, atau `pending`
`comments`	string	Catatan dari approver

Entity Schema — ApprovalWorkflow

Field	Tipe	Wajib	Deskripsi
`company_id`	string	Ya	ID perusahaan
`workflow_name`	string	Ya	Nama alur persetujuan
`document_type`	enum	Ya	Tipe dokumen yang memerlukan persetujuan
`approval_levels`	array<object>	Ya	Daftar level persetujuan
`description`	string	Tidak	Penjelasan mengenai proses dan aturan workflow (max 1000 karakter)
`amount_limits`	object	Tidak	Limit jumlah untuk setiap level (level_1, level_2, level_3)
`is_active`	boolean	Tidak	Status aktif workflow — default: true

Sub-field: approval_levels[]

Field	Tipe	Deskripsi
`level`	number	Urutan tingkat persetujuan
`approver_role`	string	Role yang dapat melakukan persetujuan
`approver_ids`	array<string>	User ID spesifik sebagai approver (opsional)
`required_approvals`	number	Jumlah persetujuan yang diperlukan — default: 1
`parallel_approval`	boolean	Apakah persetujuan bisa dilakukan secara parallel — default: false

Entity Schema — WorkspaceMember

Field	Tipe	Wajib	Deskripsi
`workspace_id`	string	Ya	ID workspace
`user_id`	string	Ya	ID pengguna
`role`	enum	Tidak	Peran dalam workspace — default: `member`
`invited_by`	string	Tidak	Email pengguna yang mengundang
`joined_at`	datetime	Tidak	Waktu bergabung
`description`	string	Tidak	Catatan tambahan mengenai anggota (max 1000 karakter)
`permissions`	object	Tidak	Konfigurasi permission detail

Sub-field: permissions

Field	Tipe	Default	Deskripsi
`can_create_tasks`	boolean	true	Dapat membuat task baru
`can_edit_tasks`	boolean	true	Dapat mengedit task
`can_delete_tasks`	boolean	false	Dapat menghapus task
`can_invite_members`	boolean	false	Dapat mengundang anggota baru
`can_access_all_tasks`	boolean	false	Akses ke semua task terlepas dari assignment

6 Kategori Dokumen

Kategori	Ikon	Kegunaan	Contoh Dokumen
`contract`	📄	Kontrak dan perjanjian	Kontrak supplier, perjanjian kerjasama, MoU
`invoice`	🧾	Invoice dan tagihan	Invoice penjualan, tagihan pembelian, faktur pajak
`report`	📊	Laporan dan analisis	Laporan keuangan, laporan penjualan, audit report
`presentation`	📽️	Presentasi dan slide	Deck presentasi investor, pitch deck, proposal
`spreadsheet`	📈	Spreadsheet dan data	Budget planning, inventory data, price list
`other`	📁	Dokumen lainnya	Foto produk, desain kemasan, SOP, dokumen pendukung

Enum Reference — Document.category

Nilai	Deskripsi
`contract`	Dokumen kontrak, perjanjian, MoU, dan surat perjanjian hukum
`invoice`	Invoice penjualan/pembelian, tagihan, dan faktur
`report`	Laporan keuangan, operasional, audit, dan analisis
`presentation`	Materi presentasi, slide deck, dan proposal visual
`spreadsheet`	Data spreadsheet, tabel, budget, dan perhitungan
`other`	Dokumen lain yang tidak masuk kategori di atas

Enum Reference — ApprovalRequest.overall_status

Nilai	Deskripsi
`pending`	Pengajuan sedang menunggu persetujuan dari approver
`approved`	Semua level persetujuan telah disetujui
`rejected`	Salah satu level menolak pengajuan
`on_hold`	Pengajuan ditunda sementara oleh approver

Enum Reference — ApprovalWorkflow.document_type

Nilai	Deskripsi
`expense_request`	Permintaan pengeluaran dana
`leave_request`	Permintaan cuti karyawan
`purchase_order`	Pesanan pembelian ke supplier
`discount_request`	Permintaan pemberian diskon
`budget_adjustment`	Penyesuaian anggaran

Enum Reference — WorkspaceMember.role

Nilai	Deskripsi
`owner`	Pemilik workspace — akses penuh termasuk manajemen billing
`admin`	Administrator — dapat mengelola anggota dan konfigurasi
`member`	Anggota standar — dapat membuat dan mengedit konten
`viewer`	Hanya dapat melihat konten, tidak dapat mengedit

Document Lifecycle — State Diagram

Penjelasan State

State	Deskripsi
Draft	Dokumen baru diupload, metadata sedang dilengkapi
Review	Dokumen diajukan untuk persetujuan melalui approval workflow
Approved	Dokumen telah disetujui oleh semua approver
Active	Dokumen aktif digunakan dan dapat diakses oleh pihak yang berwenang
On_Hold	Proses review ditunda sementara, menunggu informasi tambahan
Rejected	Dokumen ditolak oleh approver, perlu revisi
Locked	Dokumen dikunci (`is_locked = true`) untuk mencegah perubahan
Archived	Dokumen diarsipkan karena sudah kedaluwarsa atau tidak relevan
New_Version	Versi baru sedang diupload, menunggu aktivasi

Upload Pipeline

Image Compression Details

Parameter	Nilai	Deskripsi
Max width/height	800px	Gambar lebih besar di-resize proporsional
Quality	0.8 (80%)	Kompresi JPEG quality
Format	Auto-detect	JPEG, PNG, WebP didukung
Method	Canvas API	`canvas.toBlob(callback, type, quality)`

File Type Support

Tipe File	Extension	Upload	Preview
JPEG	.jpg, .jpeg	✅	✅ Thumbnail
PNG	.png	✅	✅ Thumbnail
WebP	.webp	✅	✅ Thumbnail
PDF	.pdf	✅	✅ PDF viewer
DOCX	.docx	✅	❌ Download only
XLSX	.xlsx	✅	❌ Download only

Aspek	Aturan
Akses	User dalam `shared_with` dapat melihat dan download dokumen
Format	Identifikasi penerima berdasarkan email
Permission	Penerima hanya bisa view dan download, tidak bisa edit metadata atau delete
Visibility	Dokumen yang di-share tetap muncul di daftar owner
Revoking	Hapus email dari array `shared_with` untuk mencabut akses

Version Control Flow

Aturan Versioning

Aspek	Aturan
Auto-increment	Field `version` otomatis bertambah setiap kali file di-update
Lock protection	Dokumen yang `is_locked = true` tidak dapat di-update
File replacement	File lama di Cloudinary tetap ada, `file_url` diupdate ke file baru
Size tracking	`file_size` diupdate sesuai file baru
Default version	Dokumen baru dimulai dari `version = 1`

Approval Workflow Flow

Search & Filter

Filter	Opsi	Deskripsi
Kategori	All, Contract, Invoice, Report, Presentation, Spreadsheet, Other	Filter berdasarkan jenis dokumen
Search	Text input	Pencarian berdasarkan judul, deskripsi, dan tag
Folder	All, [daftar folder]	Filter berdasarkan folder virtual
Sort	Terbaru, Terlama, Nama A-Z	Urutan tampilan
Status	All, Active, Locked, Expired	Filter berdasarkan status dokumen

Access Control

RBAC Permission Table

Role	View	Upload	Edit Metadata	Delete	Share	Lock/Unlock	Manage Versions
Owner	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅
Admin	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅
Inventory	✅	✅	✅	❌	❌	❌	✅
Finance	✅	✅	❌	❌	❌	❌	❌
Kasir	✅	❌	❌	❌	❌	❌	❌

Permission Detail

Aksi	Deskripsi
View	Melihat daftar dokumen, preview, dan download
Upload	Mengupload dokumen baru ke sistem
Edit Metadata	Mengubah judul, deskripsi, kategori, tag, folder
Delete	Menghapus dokumen dari sistem (soft delete)
Share	Membagikan dokumen ke user lain via email
Lock/Unlock	Mengunci atau membuka kunci dokumen
Manage Versions	Mengupload versi baru dari dokumen yang ada

Stats Dashboard

Metrik	Perhitungan	Deskripsi
Total Dokumen	`documents.length`	Jumlah seluruh dokumen
Total Ukuran	`SUM(file_size)`	Total ukuran semua file
Dokumen Bulan Ini	`filter(created_at this month)`	Dokumen baru bulan ini
Kategori Terbanyak	`mode(category)`	Kategori dengan dokumen terbanyak
Dokumen Terkunci	`filter(is_locked = true)`	Jumlah dokumen yang dikunci
Dokumen Kedaluwarsa	`filter(expiry_date < today)`	Dokumen yang sudah melewati tanggal kedaluwarsa
Shared Documents	`filter(shared_with.length > 0)`	Dokumen yang dibagikan ke user lain
Total Versi	`SUM(version - 1)`	Total update versi across semua dokumen

Folder Organisation

Dokumen dapat diorganisir ke dalam folder virtual menggunakan field folder. Folder bersifat flat (tidak ada sub-folder bersarang) dan ditentukan oleh nama string.

Fitur	Deskripsi
Buat folder	Ketik nama folder baru saat upload atau edit dokumen
Pindah dokumen	Edit field `folder` pada dokumen untuk memindahkan ke folder lain
Lihat isi folder	Klik folder di sidebar/navigasi untuk melihat dokumen di dalamnya
Hapus folder	Kosongkan field `folder` pada semua dokumen di folder tersebut
Nama folder	Case-sensitive, disarankan menggunakan nama yang konsisten

Contoh Struktur Folder

📁 Kontrak
  ├── Kontrak Supplier PT ABC - 2026.pdf
  └── MoU Partnership XYZ.docx
📁 Invoice
  ├── INV-2026-001.pdf
  └── INV-2026-002.pdf
📁 Laporan Keuangan
  ├── Q1-2026.xlsx
  └── Annual-Report-2025.pdf
📁 Sertifikat
  ├── Halal-MUI-2026.pdf
  └── ISO-9001-Certificate.pdf

Document Locking & Expiry

Penguncian Dokumen

Field is_locked digunakan untuk mencegah perubahan pada dokumen penting. Dokumen yang terkunci:

Tidak dapat di-update versinya
Metadata tidak dapat diubah
Tetap dapat dilihat dan di-download
Hanya role Owner dan Admin yang dapat mengunci/membuka kunci

Tanggal Kedaluwarsa

Field expiry_date menandai kapan dokumen dianggap tidak berlaku lagi:

Dokumen kedaluwarsa tetap tersimpan tetapi ditandai dengan badge khusus
Dapat difilter untuk menampilkan dokumen yang sudah/sedang kedaluwarsa
Berguna untuk kontrak, sertifikat, dan dokumen legal yang memiliki masa berlaku
Tidak otomatis dihapus — perlu tindakan manual untuk arsip atau hapus

Integrasi Lintas Modul

Modul	Entity	Fungsi
Finance	Invoice, FinancialRecord	Dokumen invoice dan receipt terkait transaksi keuangan
Inventory	CompanyProduct	Dokumen sertifikat halal, izin edar produk
HR	CompanyMember	Dokumen kontrak kerja, sertifikat karyawan
CRM	Customer	Dokumen kontrak dan perjanjian dengan customer
Legal	—	Dokumen hukum perusahaan (akta, SIUP, NPWP)
Approval	ApprovalRequest, ApprovalWorkflow	Workflow persetujuan untuk dokumen bisnis
Automation	WorkflowAutomation	Trigger otomatis saat dokumen baru diupload atau status berubah
Asset	Asset	Dokumen terkait aset: sertifikat, bukti pembelian, garansi

Flow Penggunaan

Cara Akses

Dari sidebar, klik menu Productivity > Documents.

Flow Penggunaan Detail

Buka halaman Documents dari sidebar — lihat statistik dokumen di atas
Gunakan filter kategori untuk menyaring dokumen berdasarkan jenis
Gunakan search bar untuk mencari dokumen berdasarkan judul, deskripsi, atau tag
Gunakan filter folder untuk melihat dokumen dalam folder tertentu
Klik “Upload Dokumen” untuk mengupload file baru
Pilih file dari komputer (drag & drop atau browse)
Sistem otomatis compress jika file berupa gambar
Isi judul, kategori, folder, tag, dan deskripsi dokumen
Klik Upload — file diupload ke Cloudinary dan metadata disimpan
Dokumen baru muncul di daftar dengan thumbnail preview
Klik dokumen untuk preview detail, download, share, atau delete
Gunakan lock untuk mengunci dokumen penting agar tidak diubah
Set expiry_date untuk dokumen yang memiliki masa berlaku

Tips

Gunakan kategori yang konsisten — supaya dokumen mudah ditemukan saat dibutuhkan, terutama saat audit atau review legal
Beri judul dokumen yang deskriptif — contoh: “Kontrak Supplier PT ABC - 2026” lebih baik daripada “kontrak_final_revisi3.pdf”
Upload sertifikat dan izin edar ke kategori other atau buat kategori khusus supaya mudah diakses saat ada inspeksi
Manfaatkan deskripsi untuk menambahkan konteks: nomor kontrak, tanggal berlaku, pihak terkait
Gunakan folder untuk mengelompokkan dokumen berdasarkan proyek, departemen, atau periode waktu
Tambahkan tag untuk klasifikasi silang — satu dokumen bisa memiliki banyak tag meskipun hanya satu kategori
Set expiry_date pada kontrak dan sertifikat supaya kamu diingatkan sebelum dokumen kedaluwarsa
Lock dokumen penting yang sudah final untuk mencegah perubahan tidak sengaja
Share dokumen via email daripada mengirim file berulang — semua orang akses versi yang sama
Review dokumen secara berkala — hapus atau arsipkan dokumen yang sudah tidak relevan
File gambar otomatis di-compress — tidak perlu compress manual sebelum upload, sistem sudah menangani optimasi ukuran
Gunakan versioning — upload versi baru daripada menimpa file lama, supaya ada jejak perubahan

​title: “Documents — Manajemen Dokumen” description: “Manajemen dokumen terpusat dengan Cloudinary upload, image compression, 6 kategori, search, sharing, versioning, approval workflow, dan access control di SNISHOP ERP.”

​Documents — Manajemen Dokumen

​Fitur Utama

​Arsitektur Komponen

​Entity Relationship Diagram

​Entity Schema — Document

​Entity Schema — ApprovalRequest

​Sub-field: approval_history[]

​Entity Schema — ApprovalWorkflow

​Sub-field: approval_levels[]

​Entity Schema — WorkspaceMember

​Sub-field: permissions

​6 Kategori Dokumen

​Enum Reference — Document.category

​Enum Reference — ApprovalRequest.overall_status

​Enum Reference — ApprovalWorkflow.document_type

​Enum Reference — WorkspaceMember.role

​Document Lifecycle — State Diagram

​Penjelasan State

​Upload Pipeline

​Image Compression Details

​File Type Support

​Sharing & Collaboration Flow

​Aturan Sharing

​Version Control Flow

​Aturan Versioning

​Approval Workflow Flow

​Search & Filter

​Access Control

​RBAC Permission Table

​Permission Detail

​Stats Dashboard

​Folder Organisation

​Contoh Struktur Folder

​Document Locking & Expiry

​Penguncian Dokumen

​Tanggal Kedaluwarsa

​Integrasi Lintas Modul

​Flow Penggunaan

​Cara Akses

​Flow Penggunaan Detail

​Tips

title: “Documents — Manajemen Dokumen” description: “Manajemen dokumen terpusat dengan Cloudinary upload, image compression, 6 kategori, search, sharing, versioning, approval workflow, dan access control di SNISHOP ERP.”